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引き継ぎをうまくやるには

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うまく根回しをして上司の理解を得て、退職願も受理されて退職日が決定したら上司と引き継ぎについて相談をしましょう。

会社によっては「あなたが責任をもって引き継ぎをしてください」と言われる放置系もありますが、大抵は「計画を出してください」と指示されるらしいです。

退職一か月ほど前から一週間迄で業務の引き継ぎを行い、引き継ぐべき事柄を整理し、スケジューリングしましょう。

引き継ぎに万全を期して臨むためには引き継ぎノートを作成すると有効です。

仕事の内容や手順、資料の保管場所から収集方法まで、出来るだけ詳しく記したノートを作成し、これをもとに相手に説明します。

もしくは、会社の共有サーバに引き継ぎ用のフォルダを作り、そこに情報をまとめて入れていくやり方でも良いと思います。

大事なのは後任者があなたがいなくても情報の検索が出来て、円滑に仕事が行えるのであれば形にはこだわらなくてOKです。

おススメなのは、引き継ぎチェックリストを作成し、説明漏れを防ぐためにレ印をつけて管理しましょう。

また、営業職であれば後任者を連れて挨拶周りになると思います。

その際は社外のお得意様や関連・協力会社、仕入れ先などにもとても重要になってきます。

大切なことは、後任者を立て自分は脇役に回ることです。

以下参考までに引き継ぎチェックリストを参照してください。

・引き継ぎの手配を上司と相談する。

・引き継ぎノートをつくる。

・業務全体と社内での位置付け説明。

・業務内容の詳細説明。

・個別業務のポイントと進捗状況。

・個別業務同士の優先順位。

・個別業務ごとのトラブル発生例と処理法。

・個別業務ごとの今後の見通し。

・必要書類、資料の所在、保存法と活用法。

・書類の書式と書き方。

・参考図書、雑誌、新聞等の情報源。

・業務に関連する人脈(社内・社外)

・取引先別仕事の経緯と業務のポイント。

・取引先担当者の人柄、好み、接待につかう店。

・取引先別起きやすいトラブルと対処法。

・先輩や上司の性格と付き合い方。

・自分の退職後の連絡先。

・これらをまとめた「引き継ぎノートもしくは電子データ」を渡す。

・残された在職期間の仕事のスケジュールを調整する。

・後任者を連れて挨拶回りをする(社内・社外)

・挨拶状を印刷する。

以外にも蔑ろにされている引き継ぎノートもしくはその情報一式ですが、日々業務を行いながらの引き継ぎ作業になるので、こういったまとめ一覧が無いとなかなか進捗せず、気付いたら残り一週間をきっていたなんていう話はよく聞きます。

そのため、日々進捗は管理し上司と後任者で引き継ぎ進捗を見える化しておいてください。

この引き継ぎは会社を去る者にとって最後の大切な業務であるということを忘れてはいけません。

 

最後に引き継ぎで一番注意して欲しいのが、「何かあったら連絡して」という引き継ぎが上手くいかずにズルズルと後日に引っ張られるパターンです。

基本、会社を去った外部の人から会社の業務に関わる事についての連絡をとることは望ましくありません。

あくまでも社交辞令の一つと捉えて、決められた時間内にしっかりと引き継ぎをできるように、退職する人が考えて計画をしていってください。

それが会社に対しての最後の恩返しになるからです。

もし、会社や直属の上司や後任者との仲がそれほど良くなく、蟠りをもったまま会社を去る場合もあるかもしれませんが、その時は変に気負わず会社内の共有フォルダにエクセル等を用いて引き継ぎ用の作業ファイルを作っておいて「詳細はここを見てください」と言えるようにしておくのもありかもしれません。

その会社のスタイルや業種・職種によって引き継ぎ方はいろいろあると思います。

まずは当事者たちで相談を行いどのような引き継ぎをしていくことがベストであるか話し合いをすることが後々のトラブルを回避できる得策になると考えます。

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